WooCommerce: Estados de pedido – La guía definitiva

He visto mucha información errónea e incompleta sobre los estados de pedidos en WooCommerce.

Por esta razón, decidí realizar una megaguía (o guía definitiva). Para ello, tuve en cuenta la documentación del sitio oficial de WooCommerce y mi experiencia en tiendas online con WooCommerce.

¿Qué es un estado de pedido en WooCommerce?

WooCommerce crea un pedido (y le asocia un estado) apenas un cliente completa el proceso de compra. Un estado es una situación temporal del pedido, es decir: puede variar con el tiempo.

Los estados explican en qué punto está el pedido, tanto para el dueño de la tienda online, como para el cliente. Por esta razón, es importante que los conozcas muy bien.

Tienes que tener en cuenta que WooCommerce no suele actualizar los estados del pedido. Tendrás que hacerlo tú mismo. Por ejemplo: WooCommerce no cambia automáticamente un pedido a “completado”. Incluso cuando el cliente ya tiene el producto en su casa.

Por lo tanto, conocer bien los estados te permitirá realizar los cambios necesarios para actualizar el pedido a su estado real.

WooCommerce tiene 7 estados por defecto, pero es posible agregar nuevos. Ten en cuenta, además, que no todos los pedidos pasan por los mismos estados.

Estados de pedido

¿Cuáles son los 7 estados de pedido de WooCommerce?

Pedido pendiente de pago

Este es el primer estado y se genera apenas el cliente selecciona un método de pago y finaliza la compra.

Antes de continuar, quiero que sepas que existen dos grandes grupos de métodos de pago:

  • Online / automático: A través de una pasarela de pago (como Paypal, Stripe, MercadoPago, TodoPago, etc.)
  • Offline / manual: Puede ser mediante una transferencia o depósito bancario. También puede ser realizando el pago en efectivo cuando el cliente pase a buscar el pedido.

Si el método de pago es online / automático, el pedido permanecerá así hasta que el dinero se acredite en la cuenta correspondiente. Si el cliente realiza el pago rápidamente, este estado dura solo unos segundos o minutos.

Una vez acreditado el dinero en tu cuenta de la pasarela de pago, el estado cambiará automáticamente a “procesando”.

Si el modo de pago es offline / manual, el estado se actualiza automáticamente a “en espera”. El cliente recibirá unas instrucciones para completar el pago (tanto en la página de agradecimiento, como por correo electrónico).

Pedido en espera

Como te contaba recién, cuando un cliente selecciona un medio de pago offline, el pedido deja de estar “pendiente de pago” y pasa a estar “en espera”.

Esto significa que está a la espera de que el cliente realice el pago y nosotros validemos que el pago se realizó correctamente.

Idealmente, el cliente nos avisará que realizó el pago (con algún comprobante) para que luego lo corroboremos.

Una vez recibido el pago, el gestor de la tienda deberá realizar una acción manual para pasar el pedido de “en espera” a “procesando”.

Procesando (pedido en proceso)

Este es el estado cuando el cliente realizó el pago y se acreditó el dinero. Se llega a este estado automáticamente, si el cliente seleccionó un método de pago online, o manualmente, si el gestor de la tienda realizó esa acción.

Todos los pedidos tienen que pasar por este estado, excepto los que tengan únicamente productos virtuales y descargables, que pasarán al estado “completado”.

Este estado permite al gestor de la tienda procesar (preparar) el pedido. Esto significa: crear el pedido (por ej: si es personalizado) o solamente embalarlo y etiquetarlo.

En este momento, el cliente recibe un correo electrónico donde se le avisa que el pago del pedido fue aprobado y que el pedido está siendo preparado.

Además, recién ahora el stock del producto se reduce.

Pedido Completado

Para llegar a este estado se requiere una acción manual de parte del gestor de la tienda, ya que como te dije antes, WooCommerce no completa los pedidos en la mayoría de los casos.

Este paso se debe realizar cuando el producto ha sido despachado (o cuando está listo para ser recogido). No tienes que confundirlo con un estado en el que el cliente ya recibió el producto (por defecto, WooCommerce no incluye este estado).

Al cambiar el estado a completado, el cliente recibe la confirmación de que el producto fue despachado, a través de un correo electrónico.

Normalmente, este es el último paso y no requiere de más acciones. Sin embargo, creo que no es la mejor manera de terminar la relación con un cliente.

El cliente sabe que el producto fue enviado, pero no sabe cuándo llegará a destino…

Por este motivo, mi sugerencia es que uses el plugin gratuito YITH WooCommerce Order Tracking, que te permitirá personalizar el mensaje que se mostrará en la página de detalles del pedido de WooCommerce.

Por ejemplo: Tu pedido ha sido despachado a [nombre-servicio-correo] el día [fecha]. Tu número de seguimiento es [numero-de-seguimiento].

Una opción más potente es Yith WooCommerce Order Tracking PREMIUM, que es la versión de pago del plugin anterior.

Esta opción te permite la posibilidad de cambiar automáticamente el estado a “completado” con solo poner el código de seguimiento. También, te permite enviar un correo electrónico con los datos de seguimiento, entre otras cosas.

De esta manera, el cliente tendrá a mano el código de seguimiento (y el enlace dónde consultar el estado del envío).

Así, evitarás perder horas enviando correos o respondiendo por mensaje o teléfono las consultas de tu cliente queriendo saber si el pedido ya llegó.

Pedido fallido

Lamentablemente, no todos los pedidos que se generen terminan exitosamente. Un pedido aparece como fallido cuando el pagó falló o fue declinado por la pasarela de pago.

Esto sucede, en general, cuando el pago mediante tarjeta de crédito da un error (ej: por falta de fondos).

Tienes que tener en cuenta que este estado quizás no se actualice inmediatamente y, en cambio, se muestra como “pendiente de pago” hasta que sea verificado.

Pedido cancelado

Es posible cancelar un pedido, tanto por el administrador como por el cliente.

En este caso, el stock del producto que había sido deducido cuando el pedido estaba en “procesando”, vuelve a incrementarse.

No necesitas hacer nada más.

Pedido reembolsado

Para que un pedido esté en estado “reembolsado”, es necesario que el administrador o gestor de la tienda, actualice el pedido manualmente.

Esto debe hacerse cuando el cliente ha solicitado un reembolso y nos ha devuelto el producto.

Se puede devolver todo o parte del importe (manualmente o por una pasarela de pago online).

Este tampoco tampoco requiere ninguna otra acción.

¿Cómo cambiar los estados de pedido en WooCommerce?

Existen varias opciones para cambiar los estados de pedido de WooCommerce, pero las dos maneras más fáciles son:

  • En la página de pedidos (WooCommerce => Pedidos)
  • En la página individual de cada pedido

A su vez, en la página de pedidos, también tienes dos opciones:

  • Seleccionar la casilla del pedido (o los pedidos) cuyo estado quieras editar y luego elegir una de las acciones en lote y aplicar los cambios.
Cambiar estados de pedido
  • Hacer clic en el botón de acción.

Es posible que no tengas activada la columna de “Acciones” (como en la imagen anterior), por lo que primero tendrás que activarla.

Para activar la columna, tendrás que hacer clic en el botón “Opciones de pantalla”, que se encuentra arriba a la derecha.

Una vez desplegadas las opciones, tendrás que activar la casilla “Acciones” e inmediatamente verás las nueva columna. Si no quieres tener que hacer esto siempre, simplemente aplica los cambios.

El botón que tiene los 3 puntos () significa “Procesando” y el que es un visto o palomita () significa “Completado”. Los últimos 4 pedidos no tienen acciones porque, por lo general, no requieren de más pasos una vez que se llega a esos estados.

Sin embargo, es probable que necesitemos cambiar algunos de esos estados manualmente. Por ejemplo: un estado completado que tiene que ser cambiado a reembolsado.

En ese caso, tendrás que ir a la página individual de un pedido y hacer clic en el campo de selección donde dice Estado:

Selecciona el nuevo estado y actualiza los cambios.

Eso es todo por ahora. Ahora… ¿te ha quedado más claro qué son los estados de pedido de WooCommerce y por qué son tan importantes? ¿Hay algo más que quieras saber sobre los estados de pedido? Déjame un comentario debajo.

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